Sync-Status & Fehlerbehebung
Verbindungsstatus prüfen, Sync-Fehler erkennen und beheben
Wie Du erkennst, ob ein Datenpool sauber synchronisiert, und was zu tun ist, wenn nicht. Setup und Konfiguration einer Datenquelle: Datenquellen & RAG.
Verbindungsstatus
Jede Datenquelle in der Liste der Datenquellen zeigt einen Status. Den genauen Grund nennt die Zeile darunter.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktuell | Alle Dateien sind eingelesen und durchsuchbar. |
| Durchsuchbar | Alle Dateien sind per Stichwort auffindbar, der Bedeutungsindex wird noch aufgebaut. |
| Wird eingelesen | Ein Abgleich läuft, wartet in der Warteschlange oder wird wiederholt. |
| Braucht Aufmerksamkeit | Etwas braucht eine Person, z. B. eine abgelaufene Anmeldung, eine nicht erreichbare Quelle oder ein Abgleich, der festhängt. |
| Pausiert | Die Datenquelle ist pausiert. |
| Unbekannt | Der Status lässt sich gerade nicht feststellen, z. B. weil ein Outpost keinen aktuellen Bericht geschickt hat. |
Die Verbindung eines Outposts selbst siehst Du auf seiner Karte unter Einstellungen → Outposts. Ist er erreichbar, arbeitet aber nicht voll, steht dort Erreichbar · eingeschränkter Betrieb und darunter der Grund. Was jede Anzeige bedeutet: Verbindungsstatus eines Outposts.
Häufige Ursachen, wenn eine einzelne Datenquelle Braucht Aufmerksamkeit zeigt:
- Der Zugriffstoken der Quelle (z. B. SharePoint, Google Drive, Confluence) ist abgelaufen oder wurde widerrufen
- Berechtigungen im Quellsystem wurden entzogen
- Netzwerk- oder Firewall-Änderungen auf Seiten des Quellsystems
- Bei einer Outpost-Datenquelle spiegelt der Status die Erreichbarkeit aus Sicht von MeinGPT wider - das kann vom lokalen Indexierungsstand des Outposts abweichen. Zeigt die Outpost-Konsole den Ordner als vollständig indexiert, MeinGPT aber weiterhin "Braucht Aufmerksamkeit" oder "Unbekannt", prüfe die eigene Verbindungsanzeige des Outposts auf die zugrunde liegende Ursache.
Achtung
Zeigen alle Deiner Datenquellen gleichzeitig "Braucht Aufmerksamkeit" mit dem Grund "Quelle war nicht erreichbar" — auch solche mit völlig unterschiedlichen Quellsystemen (z. B. SharePoint, Google Drive und Confluence gleichzeitig) — deutet das in der Regel nicht auf ein Problem mit den einzelnen Quellen hin, sondern auf eine temporäre Störung auf Plattformseite. Wende Dich in diesem Fall an den MeinGPT-Support, statt einzelne Quellen neu zu verbinden.
Synchronisierung überwachen und Fehler beheben
Jeder Daten-Pool synchronisiert automatisch alle 15 Minuten. Schlägt eine Synchronisierung fehl, siehst und behebst Du das direkt in MeinGPT.
Automatische Warn-E-Mail
Admins bekommen automatisch eine E-Mail, wenn es mit einem Daten-Pool ein Problem gibt:
- Synchronisierung fehlgeschlagen – ein Daten-Pool ist mehrfach in Folge nicht synchronisiert. Neue oder geänderte Dokumente werden bis zur Behebung nicht indexiert.
- Verbindung zur Datenquelle verloren – eine OAuth-Verbindung (z. B. SharePoint) kann ihren Zugriffstoken nicht mehr erneuern.
- Viele Fehler bei der Synchronisierung – ein ungewöhnlich großer Anteil der Dateien einer Synchronisierung ist fehlgeschlagen.
Jede E-Mail verlinkt direkt auf die betroffene Datenquelle in den Einstellungen. Du kannst diese Benachrichtigungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Datentresor-Benachrichtigungen einzeln ein- oder ausschalten.
Sync-Status prüfen
- Öffne Einstellungen → Datenquellen
- Klicke auf die betroffene Datenquelle
- Der Tab Aktivität listet die letzten Abgleiche. Jede Zeile zeigt den Zeitpunkt, das Ergebnis (Läuft, Wartet, Erfolgreich, Fehlgeschlagen oder Abgebrochen) und, falls Dateien nicht durchsuchbar waren, wie viele. Aufeinanderfolgende Abgleiche ohne Änderungen fasst die Liste zu einer Zeile zusammen.
Öffne einen fehlgeschlagenen oder abgebrochenen Abgleich, um Ursache, Folge, Was tun und Nächster Versuch zu sehen. Darunter steht ein Support-Code, den Du mit Für Support kopieren kopieren kannst. Fehlgeschlagene Abgleiche wiederholen sich automatisch, und der vorherige Stand bleibt durchsuchbar.
Welche einzelne Datei warum fehlt, steht im Tab Dateien (nächster Abschnitt). Wie viele Dateien insgesamt durchsuchbar sind, zeigt die Übersicht (Indexierungsfortschritt). Die Tabs Dateien und Aktivität gibt es nur bei Cloud-Datenquellen; eine Outpost-Datenquelle zeigt nur die Übersicht.
Einzelne Dateien fehlen: Gründe im Tab „Dateien“
Der Tab Dateien auf der Detailseite der Datenquelle gruppiert alle Dateien, die nicht durchsuchbar sind, nach Grund und nennt je Gruppe den nächsten Schritt. Unter Prüfen siehst Du pro Datei, wie weit sie gekommen ist: gefunden, gelesen, in Abschnitte geteilt, Stichwortsuche, Bedeutungssuche.
| Anzeige | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Zu groß | Die Datei überschreitet eine Verarbeitungsgrenze. Das kann die Dateigröße sein, aber auch die Seitenzahl eines gescannten PDFs (mehr als 50 Seiten, siehe Grenzen pro Datei) oder sehr viel Text. | Bei einem gescannten PDF: mit einem OCR-Programm eine Textebene hinzufügen. Sonst: Datei aufteilen oder verkleinern. Sie kommt beim nächsten Abgleich automatisch dazu. |
| Kein Text gefunden | Leere Datei oder Scan ohne erkennbaren Text. | Eine Fassung mit Text ablegen, etwa ein durchsuchbares PDF. |
| Lesen fehlgeschlagen | Beim Lesen ist ein Fehler aufgetreten, der sich keiner anderen Gruppe zuordnen lässt. | Neuen Abgleich starten. Bleibt der Fehler, den Support-Code (siehe unten) an den Support melden. |
| Zeitüberschreitung | Das Lesen hat zu lange gedauert. | Neuen Abgleich starten. Bleibt es dabei, den Support-Code melden. |
| Kein Leserecht | Das verbundene Konto darf die Datei nicht lesen. | Dem Konto Leserecht geben oder die Quelle mit einem berechtigten Konto verbinden. |
| Datei beschädigt | Die Datei lässt sich nicht öffnen, etwa ein abgeschnittenes Word-Dokument. | Eine unbeschädigte Fassung ablegen. |
| Passwortgeschützt | Verschlüsselte Dateien kann MeinGPT nicht lesen. | Passwortschutz entfernen oder eine ungeschützte Fassung ablegen. |
| Format wird nicht unterstützt | MeinGPT kann diese Datei nicht als eines der unterstützten Formate lesen (siehe Formate und Zugriff). | Für die Datei selbst kein Handlungsbedarf. Den Inhalt in einem unterstützten Format ablegen, etwa als PDF- oder Office-Datei, wenn er gefunden werden soll. |
| Systemdatei | Temporäre und Systemdateien werden bewusst übersprungen. | Kein Handlungsbedarf. |
Support-Code. Zu einer Datei zeigt MeinGPT einen Code der Form Grund.Detail · ksref_…, zum Beispiel too_large.reader_limit · ksref_…. Mit Für Support kopieren kopierst Du ihn und nennst ihn dem Support. Er verweist auf die Datenquelle und den Lauf, enthält aber keine Dateiinhalte.
Fortschritt und „Hängt fest“
Solange eine Datenquelle eingelesen wird, zeigt die Übersicht drei Schritte mit je einem Zähler:
| Schritt | Was gezählt wird |
|---|---|
| Dateien lesen | Wie viele der gefundenen Dateien schon gelesen sind. |
| Stichwortsuche | Wie viele Dateien per Stichwort auffindbar sind, von allen, die überhaupt durchsuchbar werden können. |
| Bedeutungssuche | Wie viele davon zusätzlich nach Bedeutung auffindbar sind. |
Nicht lesbare und übersprungene Dateien zählen nur bei Dateien lesen mit, nicht bei den beiden Suchschritten. Die Zähler der Suchschritte können deshalb unter der Gesamtzahl der Datei-Zeile liegen, ohne dass etwas fehlt: Diese Dateien führt die Übersicht getrennt als nicht durchsuchbar. Die Zeile Bedeutungssuche erscheint nur, wenn für die Quelle eine Bedeutungssuche aufgebaut wird. Outpost-Datenquellen melden nur Gesamtzahlen, deshalb gibt es dort weder die Warteschlange noch Hängt fest.
Wartet ein Abgleich auf einen freien Platz, steht dort Wartet auf einen freien Platz · Platz N in der Warteschlange. Das ist kein Fehler; die Datenquelle zeigt in der Liste dann Wird eingelesen.
Hängt fest erscheint, wenn noch Dateien oder Index-Arbeit offen sind und sich seit mehr als 24 Stunden nichts bewegt hat: keine Datei hat ihren Stand geändert, die Bedeutungssuche hat nichts abgeschlossen und kein Abgleich hat begonnen. Eine große Erstsynchronisierung gilt nicht als festhängend, solange sie Dateien weiterbringt. Die Anzeige lautet Hängt fest: zuletzt hat sich … etwas bewegt, und die Datenquelle steht in der Liste auf Braucht Aufmerksamkeit.
Was zu tun ist:
- Starte mit Jetzt abgleichen einen neuen Abgleich. Bringt er Dateien weiter, verschwindet die Anzeige.
- Öffne den Tab Dateien und prüfe, ob die fehlenden Dateien dort mit einem Grund stehen, den Du selbst beheben kannst.
- Bleibt es dabei, wende Dich an support@meingpt.com mit dem Namen der Datenquelle, dem Zeitpunkt hinter „zuletzt hat sich … etwas bewegt“ und den drei Zählern.
Ein Abgleich schlägt komplett fehl
Zeigt der Tab Aktivität einen Abgleich als Fehlgeschlagen, nennt Ursache den Grund und Was tun den nächsten Schritt. Das ist ein anderer Fehlertyp als eine einzelne Datei, die nicht durchsuchbar ist: Der Abgleich selbst ist gescheitert, etwa weil die Anmeldung abgelaufen, die Quelle falsch eingerichtet oder nicht erreichbar ist.
Typische Ursachen bei einer Cloud-Datenquelle wie SharePoint/OneDrive, Google Drive oder Confluence:
- die konfigurierte Site, das Laufwerk oder der Ordner wurde in der Quelle verschoben, umbenannt oder gelöscht
- die im Quellsystem hinterlegte Berechtigung wurde nachträglich auf diese eine Site oder Bibliothek eingeschränkt, obwohl die OAuth-Verbindung selbst weiterhin gültig ist
- eine vorübergehende Störung oder Ratenbegrenzung beim Quellsystem
Prüfe zuerst, ob die verbundene Site/Bibliothek im Quellsystem noch unter derselben Adresse existiert und die Berechtigung dort weiterhin Zugriff auf genau diesen Bereich erlaubt - nicht nur allgemeinen Zugriff auf das Quellsystem. Hilft eine erneute Synchronisierung (siehe unten) nicht, wende Dich mit dem Namen der Datenquelle, dem Zeitpunkt des fehlgeschlagenen Abgleichs und dem Support-Code an support@meingpt.com.
Synchronisierung manuell neu anstoßen
- Öffne den betroffenen Daten-Pool unter Einstellungen → Datenquellen
- Klicke oben auf Jetzt abgleichen, um sofort einen neuen Abgleich zu starten
Bei jedem Sync-Lauf – egal ob automatisch oder manuell angestoßen – werden auch Einträge für Dateien entfernt, die in der verknüpften Quelle gelöscht wurden. Ein manueller Re-Sync ist daher der richtige Weg, um veraltete Indexeinträge loszuwerden, ohne die Datenquelle neu anlegen zu müssen. In seltenen Fällen kann eine einzelne Löschung beim Abgleich übersehen werden und bleibt dann auch nach einem erneuten Sync bestehen – wende Dich in diesem Fall an den MeinGPT-Support, damit wir uns die betroffene Datenquelle gezielt ansehen können.
Verbindung neu authentifizieren (OAuth-Quellen)
- Öffne den betroffenen Daten-Pool unter Einstellungen → Datenquellen
- Klicke auf Neu verbinden und authentifiziere Dich erneut
- Deine bestehenden Quelleneinstellungen bleiben dabei unverändert — es wird nur die Autorisierung erneuert
Hilft das nicht, wende Dich an support@meingpt.com.
„Kann nicht verifiziert werden" beim erstmaligen Einrichten
Diese Meldung kann schon beim ersten Verbinden einer OAuth-Quelle erscheinen, bevor überhaupt ein Sync gelaufen ist - meist weil das Microsoft- oder Google-Anmeldefenster ohne gültigen Autorisierungscode geschlossen wurde. Bei SharePoint ist die häufigste Ursache eine fehlende Admin-Freigabe für die MeinGPT-Anwendung in Eurem Microsoft-Tenant; Details und weitere Ursachen: SharePoint/OneDrive-Fehlerbehebung.