Data Administration
Datenquellen, Outposts und Datenzugriff administrieren
Assistenten und RAG-Antworten greifen nur auf Daten zu, die Du hier anbindest, freigibst und überwachst — Datenquellen, Outposts und Team-Zugriffe laufen alle über diese Seite.
Kernfunktionen
- Datenquellen anlegen und verwalten
- Data-Pool-Status, Sync und Re-Auth überwachen
- Team-Zugriffe auf Datenquellen steuern
- Outposts verwalten (je nach Feature-Freischaltung)
Löschkonzept, Aufbewahrung und Betroffenenrechte
- Einzelne Chats: Nutzer können ihre eigenen Chats einzeln über die Oberfläche löschen. Das archiviert den Chat (aus der Liste und der Suche ausgeblendet), entfernt ihn aber nicht endgültig; eine endgültige Entfernung einzelner Chats ist nicht möglich, nur zusammen mit dem Nutzerprofil (über den MeinGPT-Support). Für die Löschung nach Vertragsende gilt der AVV: Rückgabe oder Löschung binnen 30 Tagen, einschließlich Backups. Details: Datenfluss bei MeinGPT Chats.
- Automatische, zeitbasierte Löschung: Über Löschfristen legst Du für Chats, Meeting-Aufnahmen und Automationsläufe jeweils fest, nach welcher Zeit sie automatisch gelöscht werden. Standardmäßig ist keine Frist gesetzt.
- Pro-Nutzer-Aufbewahrungsfrist: Es gibt aktuell keine Einstellung, mit der einzelne Nutzer eine individuelle Aufbewahrungsfrist für ihre eigenen Daten festlegen können.
- Sammellöschung: Es gibt aktuell keine Funktion, mehrere Chats gleichzeitig zu archivieren – Chats werden einzeln archiviert.
- Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen: Weder das manuelle Entfernen eines Mitglieds (Nutzerverwaltung) noch die Deaktivierung über SCIM (Entra ID SCIM-Provisionierung) löscht das Konto oder dessen Chats - beide deaktivieren die Mitgliedschaft reversibel; die Daten bleiben bestehen.
Löschfristen
Unter Einstellungen → Datenschutz & Compliance → Löschfristen legst Du als Workspace-Admin fest, nach welcher Zeit MeinGPT Daten Deines Workspaces automatisch und endgültig löscht. Standardmäßig steht jede Kategorie auf Aus: Es wird nichts automatisch gelöscht.
Zur Wahl stehen 30, 90 und 180 Tage sowie 1 und 2 Jahre, für jede Kategorie getrennt:
| Kategorie | Was gelöscht wird | Gemessen ab |
|---|---|---|
| Chats | Der Chat mit allen Nachrichten, angehängten Dateien, Dateien aus der Code-Sandbox, generierten Bildern und Artifacts | der letzten Nachricht im Chat |
| Meeting-Aufnahmen und Transkripte | Aufnahme, Video, Transkript, Zusammenfassung, Protokoll, Aufgaben und Freigaben des Meetings | dem Meeting-Datum (ohne Datum: dem Upload) |
| Automationsläufe | Abgeschlossene Läufe mit ihren Eingaben (z. B. eingegangene E-Mails), Berichten und Dateien sowie der zugehörige, nur über den Lauf erreichbare Verlauf | dem Ende des Laufs |
Was erhalten bleibt:
- Mit Stern markierte Chats. Damit kann jedes Mitglied einzelne Chats bewusst behalten.
- Chats, die gerade eine Antwort erzeugen oder deren Code-Sandbox noch läuft — sie kommen beim nächsten Lauf dran.
- Chats aus Lernkursen und Chats der externen API (für Letztere gilt die Einstellung API-Logging).
- Meetings, die noch transkribiert oder zusammengefasst werden.
- Wissensquellen und Data Pools, Assistenten, Workflows und andere Konfiguration, das Änderungsprotokoll sowie Rechnungs- und Nutzungsdaten. Die Löschfristen gelten nur für die drei Kategorien oben.
Geteilte Chats und Chats mit mehreren Mitgliedern werden ebenfalls gelöscht — die Frist gilt für den ganzen Workspace. Ein öffentlicher Link auf einen gelöschten Chat funktioniert danach nicht mehr.
So läuft die Löschung ab:
- Wenn Du eine Frist einschaltest oder verkürzt, zeigt MeinGPT vorher an, wie viele Einträge beim ersten Lauf gelöscht würden, und Du bestätigst die Änderung.
- Eine neue oder kürzere Frist greift frühestens nach 24 Stunden. Bis dahin gilt die bisherige Frist weiter, und Du kannst die Änderung zurücknehmen, ohne dass etwas gelöscht wurde. Eine längere Frist oder Aus gilt sofort.
- Einmal täglich löscht MeinGPT, was älter als die Frist ist, einschließlich der gespeicherten Dateien. Große Mengen werden über mehrere Tage verteilt abgearbeitet.
- Jede Änderung der Fristen und jeder Lauf, der etwas gelöscht hat, steht im Änderungsprotokoll — mit Anzahl je Kategorie, ohne Inhalte.
Gelöschte Daten lassen sich nicht wiederherstellen. Aus Backups verschwinden sie spätestens nach 30 Tagen.
Mitglieder sehen in der Chat-Übersicht einen Hinweis, nach wie vielen Tagen Chats gelöscht werden.
Daten exportieren
MeinGPT bietet keine Sammelfunktion, die alle Daten eines Workspaces auf einmal exportiert. Folgende Inhalte lassen sich einzeln herunterladen:
- Artifacts: als PDF, DOCX, XLSX oder Markdown (Artifacts)
- Folien: als PowerPoint (PPTX) und je nach Oberfläche als PDF (Folien)
- Meeting-Protokolle: als Word-Dokument (Meeting-Detailseite)
- Generierte Bilder und Dateien aus der Code-Sandbox: über die Schaltfläche Herunterladen
- Workflow-Ergebnisse: als Word, PDF, Text, Excel, CSV, PowerPoint oder strukturiertes JSON (Workflows)
- Mitgliederliste: als CSV (Nutzerverwaltung)
- Nutzungs- und Abrechnungsdaten: als Excel oder CSV (Credits)
- Änderungsprotokoll: als CSV oder JSON (Änderungsprotokoll exportieren)
Für Chats, Assistenten, Projekte, Prompt-Bibliothek, Memory und Workflow-Definitionen gibt es aktuell keine Exportfunktion. Quelldokumente Deiner Datenquellen bleiben in Deinen Quellsystemen.