Compliance Controls
Nutzungsrichtlinien, PII-Filter und Audit-relevante Einstellungen
In diesem Bereich setzt Du den Compliance-Rahmen für den produktiven Einsatz.
Kernfunktionen
- Änderungsprotokoll (Audit Log) für sicherheits- und datenschutzrelevante Einstellungsänderungen
- Das Audit-Protokoll dokumentiert Änderungen an sicherheits- und datenschutzrelevanten Einstellungen - wer hat wann welchen Wert geändert, inklusive IP-Adresse und Browser. Es enthält keine Chat-Inhalte und kein Protokoll einzelner Unterhaltungen. Das Protokoll lässt sich als CSV oder JSON exportieren (siehe Änderungsprotokoll exportieren). Einträge werden unbegrenzt aufbewahrt.
- Nutzungsrichtlinien für Nutzerkommunikation und akzeptierte Nutzung
- verpflichtende Onboarding-/Trainingsbausteine (siehe unten)
- PII-Filter — personenbezogene Daten werden vor jeder Modellanfrage durch Platzhalter ersetzt: PII-Filter, Einstellungen im Detail: Datenschutzfilter
- API-Logging-Einstellung — unter Einstellungen → Änderungsprotokoll im Abschnitt API-Logging
- DPA-relevante Informationen
Verpflichtende Onboarding-/Trainingsbausteine
Unter Einstellungen → Verpflichtende Kurse legst Du fest, welche Schulungen Deine Mitglieder in Lernen & Entdecken absolvieren müssen. Die Auswahl ist so gegliedert wie die Academy Deiner Mitglieder: Du machst einen ganzen Lernpfad verpflichtend oder klappst ihn auf und wählst einzelne Schritte. Kurse, die zu keinem Lernpfad gehören, etwa eigene Kurse Deines Unternehmens, findest Du darunter unter Weitere Kurse. Ist ein ganzer Lernpfad Pflicht, gelten später ergänzte Schritte automatisch mit.
Über die Kurseinstellungen auf derselben Seite steuerst Du, welche Aktionen Lernenden zur Verfügung stehen. Diese Einstellungen gelten arbeitsbereichsweit für alle Kurse, nicht nur für die als Pflicht markierten:
- Überspringen von Lektionen erlauben: Ist dies deaktiviert, müssen Lernende jede Lektion abschließen, statt sie zu überspringen.
- Tipp anzeigen erlauben: Ist dies deaktiviert, sehen Lernende keinen Tipp und keine Beispiellösung mehr.
Deaktiviere beide, damit Lernende die Aufgaben selbst lösen und der Lerneffekt erhalten bleibt.
Sperrverhalten bei ausstehenden Pflichtkursen
Solange ein Mitglied mindestens einen zugewiesenen Pflichtkurs noch nicht abgeschlossen hat, zeigt MeinGPT bei jedem Seitenaufruf außerhalb der Kursseiten selbst ein Hinweisfenster mit den offenen Kursen an, das sich nicht schließen lässt – weder mit Escape noch per Klick daneben. Der einzige Weg heraus führt über einen der aufgelisteten Kurse. Das betrifft auch interne Bereiche wie das Support-Ticket-Portal: Diese bleiben für das Mitglied gesperrt, bis alle Pflichtkurse abgeschlossen sind.
Outpost-Suchprotokoll
Verfügbar, wenn MeinGPT Governance für Deinen Arbeitsbereich freigeschaltet hat. Zu finden unter Einstellungen → Wissen & Integrationen → Outposts, über die Schaltfläche Outpost-Suchprotokoll.
Das Protokoll hält jede Suche in einem Outpost-Wissenspool fest: die Frage, wie sie gestellt wurde, wer sie gestellt hat, welcher Outpost und Pool durchsucht wurde und ob eine Antwort kam.
Warum in MeinGPT und nicht auf dem Outpost. Die Suche wird von MeinGPT aus gesendet — der Outpost beantwortet sie nur. Das Protokoll auf dem Gerät zu führen würde die Anfrage also nicht im Haus halten, sie war nie dort, und es zugleich denjenigen entziehen, die es lesen müssen. Bei mehreren Outposts wäre es außerdem eine Konsole pro Gerät.
Nur on-premise. Suchen in Cloud-Wissenssammlungen werden nicht erfasst.
Aufbewahrung: 90 Tage. Danach werden die Einträge automatisch gelöscht; die Frist steht auch unter der Tabelle.
Erst ab dem Einschalten. Der Schalter steuert die Erhebung, nicht nur die Ansicht: solange Governance aus ist, wird nichts gespeichert. Nach dem Einschalten erscheinen nur Suchen, die danach stattgefunden haben.
Mehr zu Outposts selbst — Freigabe-Stufen, Kontingente, Einrichtung — steht unter Outposts (On-Premise).
Achtung
Mitbestimmung. Ein Register der Suchanfragen aller Beschäftigten ist in Deutschland regelmäßig mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Kläre die Einführung mit dem Betriebsrat, bevor Du MeinGPT bittest, die Funktion für Deinen Arbeitsbereich freizuschalten.