Abrechnung verwalten

Guthaben aufladen, automatisches Aufladen einrichten, Rechnungsdaten pflegen und Nutzungsdaten exportieren

Unter Einstellungen → Tarif & Abrechnung findest Du als Workspace-Admin drei Bereiche:

Tarif & Buchungen: aktiver Tarif, gebuchte Pakete und verfügbare Add-ons.
Nutzung & Credits: Guthaben, Aufladen, Verbrauch und Nutzungsexport.
Rechnungen & Zahlung: Zahlungsmethode, Rechnungsdaten und Zahlungs- und Aufladehistorie.

Vertragsnachweise und die AVV findest Du separat unter Einstellungen → Verträge & Dokumente.

Unter Einstellungen → Nutzungslimits kannst Du als Admin festlegen, ob Mitglieder ihren Verbrauch auch ohne persönliches Nutzungslimit sehen und ob in ihrem Profil die Kosten pro verwendetem Modell angezeigt werden. Die Modellansicht zeigt nur abgerechnete Credit-Buchungen mit Modellangabe und ist bei All-Inclusive-Workspaces nicht verfügbar.

Wenn Du noch nicht weißt, was Credits sind und wie sie verbraucht werden, lies zuerst Das Konzept.

Workspace-Typen

Die Art Deines Workspaces bestimmt, wie Du Credits aufladen kannst und welche Optionen Dir sichtbar sind:

Typ	Wie wird abgerechnet	Wer ist das
Trial	Begrenztes Startguthaben, zusätzliche Aufladung per Karte möglich	Neu registrierte Workspaces zum Ausprobieren — Telefon-Verifizierung erforderlich, läuft nach kurzer Zeit aus oder wandelt sich in einen bezahlten Plan
Business	Stripe (Kreditkarte), Self-Service	Workspaces, die in der Plattform auf „Jetzt upgraden“ geklickt haben — monatliche Abrechnung
Enterprise	Über unser Sales-Team, oft per Rechnung (Qonto)	Größere Workspaces mit individuellem Vertrag und ggf. eigenen Rate Limits
Pilot / Adoption	Festpreis-Pilot inkl. Workshops	Strukturierte Einführungs-Phase, üblicherweise 3 Monate
Partner & Education	Sonderkonditionen	Vertriebspartner und Bildungseinrichtungen — Konditionen über Sales

Bis Dein Vertrag auf das Preismodell 2027 umgestellt ist, gelten die Konditionen Deines bestehenden Vertrags. Im bisherigen Business-Plan ist die Nutzung der Standard-Modelle im Nutzerpreis enthalten; Premium-Modelle, die Nutzung über die API und Meeting-Bot-Aufnahmen gehen vom Guthaben ab. Mit der Umstellung gilt das KI-Kontingent aus dem Abschnitt Preismodell 2027.

Wenn Du Dir nicht sicher bist, welcher Typ Dein Workspace ist, steht das oben auf der Abrechnungs-Seite. Ein Upgrade auf den Business-Plan machst Du selbst in der Plattform (siehe unten) — für einen Wechsel auf Enterprise-, Pilot- oder Partner-Konditionen sprich uns an: sales@meingpt.com.

Hinweis

Muss ich meinen Trial aktiv kündigen? Nein. Für den Trial hinterlegst Du keine Zahlungsdaten, daher entstehen beim Ablauf keine automatischen Kosten. Läuft Dein Trial ab, ohne dass Du upgradest, wird Dein Workspace inaktiv — kostenpflichtige Modelle sind gesperrt, bis Du selbst aktiv auf einen bezahlten Plan upgradest. Ein Wechsel zu Business oder Enterprise passiert ausschließlich durch Deine eigene Aktion (Klick auf „Upgrade jetzt“ und Zahlungsdaten bei Stripe), nie automatisch im Hintergrund.

Preismodell 2027

Für neue Verträge gilt ein einheitliches Modell; bestehende Verträge laufen zu ihren Konditionen weiter, bis sie umgestellt werden. Verbindlich sind die Zahlen der Preisliste; hier die Übersicht in einfachen Worten.

Lizenzart	KI-Nutzung	Meeting-Stunden	Größe
Business	10 € KI-Kontingent je Lizenz und Monat, Standard-Modelle	5 Stunden je Lizenz und Monat	bis 50 Lizenzen
Business Max	70 € KI-Kontingent je Lizenz und Monat, auch Premium-Modelle	20 Stunden je Lizenz und Monat	bis 50 Lizenzen, im selben Workspace mit Business mischbar
Enterprise	Mindestabnahme 2 € je Lizenz als Kontingent (verfällt am Monatsende), darüber Credits	keine enthaltenen Stunden; Meetings zuerst aus der Mindestabnahme, dann über Credits	ab 50 Lizenzen

Ein gemeinsamer Topf: Die KI-Kontingente aller Lizenzen fließen in einen Topf Deiner Organisation. Wer wenig nutzt, lässt anderen mehr übrig. Eine Person verbraucht höchstens das Doppelte ihres Kontingents (Business 20 €) beziehungsweise das Anderthalbfache (Business Max 105 €). Was am Monatsende übrig ist, verfällt. Mit Kontingent schützen unter Einstellungen → Tarif & Abrechnung → Tarif & Buchungen behält jede Person mindestens die Hälfte ihres eigenen Kontingents, auch wenn andere viel nutzen; die Einstellung ist standardmäßig aus.
Darüber Credits: Brauchst Du mehr, kaufst Du vorher Credits. Ein Paket kostet 100 € und enthält 10.000 Credits. Jedes Modell kostet seinen Listenpreis beim Anbieter, umgerechnet zum Monatsdurchschnittskurs der EZB, plus 10 %.
Automationen und API nur über Credits: Workflows und Agenten mit Zeitplan oder Auslöser sowie Anfragen über API-Schlüssel zahlst Du immer aus gekauften Credits, nie aus dem Kontingent.
Meeting-Stunden: Meetings haben einen eigenen Topf und verbrauchen kein KI-Kontingent. Eine Meeting-Stunde ist eine Stunde Besprechungsassistent in einem Meeting oder eine Stunde Transkription einer hochgeladenen Datei. Darüber zahlst Du mit Credits: 0,80 € je Stunde Besprechungsassistent, 1,00 € je Stunde Transkription. Bis die Plattform Meeting-Stunden getrennt zählt, rechnen wir Meetings zu diesen Sätzen ab.
Ab der 51. Lizenz Enterprise: Business und Business Max umfassen zusammen höchstens 50 Lizenzen. Brauchst Du eine 51. Lizenz, schließt Du einen Enterprise-Vertrag.
Zusatzpakete: Jedes Paket hat dieselben Stufen: Inklusive (in jeder Lizenz), Starter, Pro und Individuell nach Angebot. Es gibt Pakete für Outpost, Data Tables, Dateispeicher, Wissen & Suche und den Datenschutzfilter. Eigener Code ist in Vorbereitung und noch nicht buchbar.
Outpost inklusive: Jede Lizenz enthält einen Outpost mit einem Testdienst, nur lesend, für bis zu 100 Dokumente. Darüber ist die semantische Suche eingeschränkt; mehr Dokumente gibt es mit Outpost Starter oder Pro.
Testversion: 14 Tage kostenlos für bis zu 5 Nutzer mit 10 € KI-Guthaben, ohne API und ohne Premium-Modelle. Folgt kein Vertrag, löschen wir die Inhalte 90 Tage nach dem Ende, auch große Daten wie Dateien, Suchindizes, Embeddings, Aufzeichnungen und Sandboxes.

Hinweis

Bestandskunden: Belegst Du heute mehr Dateispeicher, als im neuen Modell enthalten ist, behältst Du das bisherige Budget von 300 GB bis zur ersten Verlängerung nach der Umstellung. Danach erweiterst Du den Speicher über das Zusatzpaket Dateispeicher.

Auf einen bezahlten Plan upgraden

Ist Dein Trial abgelaufen oder Dein Guthaben aufgebraucht, zeigt MeinGPT oben im Bildschirm einen Hinweis mit dem Button Upgrade jetzt. Du erreichst den Plan-Vergleich als Workspace-Admin auch direkt über Einstellungen → Tarif & Abrechnung → Tarif & Buchungen, Button Upgrade jetzt neben „Plan & Nutzung“.

Upgrade jetzt öffnen

Der Button Upgrade jetzt ist nur für Workspace-Admins sichtbar und erscheint, solange Dein aktueller Plan Trial oder Business ist. Ein Fenster mit dem Vergleich zwischen Business und Enterprise öffnet sich.

Business wählen (Self-Service)

Auf der Business-Karte (29 € pro Nutzer/Monat zzgl. USt.) klickst Du auf Upgrade Jetzt. Du wirst zu Stripe Checkout weitergeleitet, wo Du Deine Kreditkartendaten hinterlegst. Nach erfolgreicher Zahlung ist Dein Workspace sofort auf Business umgestellt.

Enterprise anfragen (Sales)

Auf der Enterprise-Karte klickst Du auf Kontaktiere Uns. Es öffnet sich ein Formular, über das unser Sales-Team ein individuelles Angebot erstellt — Enterprise wird nicht per Self-Service aktiviert.

Reagiert ein Button in diesem Fenster nicht, hilft meist ein größeres Browserfenster oder ein Zoom-Reset (⌘/Strg + 0) — oder wende Dich an unseren Support.

Achtung

Probleme beim Checkout? Jeder Checkout-Durchlauf legt ein eigenes Abo an - ist ein vorheriger Kauf noch ungeklärt, löst ein erneuter Versuch ein zusätzliches, doppeltes Abo aus, das wir erst nachträglich stornieren und erstatten müssen. Wende Dich in diesem Fall zuerst an den Support, statt es erneut zu versuchen. Ist die Zahlung bereits erfolgt, aber kein Upgrade sichtbar: Warte zunächst ein paar Minuten und lade die Seite neu - in seltenen Fällen dauert die Umstellung kurz. Bleibt Dein Workspace danach weiterhin auf Trial, versuche NICHT erneut zu bezahlen: Wende Dich stattdessen mit Deiner Stripe-Zahlungsbestätigung (Datum, Betrag, letzte vier Ziffern der Karte) an unseren Support - wir prüfen und verknüpfen die Zahlung manuell mit Deinem Workspace.

Subscriptions-Übersicht

Auf der Hauptseite siehst Du den aktuellen Abrechnungs-Stand:

Aktiver Plan und Laufzeit — wann Dein Plan startet und endet
Restguthaben in Euro (intern in Credits geführt)
Aktionen — Guthaben aufladen, automatisches Aufladen konfigurieren, Plan verwalten
Zahlungs- und Aufladehistorie (siehe unten)

Guthaben für Meeting-Bots

Meeting-Bot-Aufnahmen kosten 0,80 € pro tatsächlicher Audiostunde, einschließlich Transkription und Standardzusammenfassung. In bestehenden Verträgen werden sie aus dem gemeinsamen Workspace-Guthaben bezahlt, auch bei All-Inclusive-Plänen; dort ist das verbleibende Guthaben ebenfalls sichtbar. Im Preismodell 2027 enthalten Business und Business Max eigene Meeting-Stunden, die kein KI-Kontingent verbrauchen; erst darüber zahlst Du mit Credits. Die verfügbaren Aufladeoptionen richten sich nach Deinem Plan.

Über die Kategorie Meetings unter Nutzungslimits kannst Du den monatlichen Verbrauch pro Person begrenzen. Diese Grenze ist kein zusätzliches Guthaben.

Guthaben aufladen per Karte

Über den Button Guthaben kaufen öffnest Du ein Modal mit fünf Paketgrößen:

Betrag	Credits
5 €	500
50 €	5.000
250 €	25.000
500 €	50.000
1.000 €	100.000

Die Pakete werden über Stripe abgerechnet (Kreditkarte). Credits sind sofort nach erfolgreicher Zahlung verfügbar.

Hinweis

Sofortige Rechnung: Für jeden Kauf bekommst Du automatisch eine Rechnung als PDF in der Zahlungs- und Aufladehistorie zum Download.

Diese Rechnung lässt sich im Nachhinein nicht mehr korrigieren — das gilt insbesondere für die Firmendaten, die im Checkout eingetragen werden:

Achtung

Rechnung ist sofort final: Bei einer Kartenzahlung stellt unser Zahlungsdienstleister Stripe (teils über dessen Checkout-Partner Stripe Link) die Rechnung direkt im Moment der Zahlung aus — mit den Firmendaten, die Du zu diesem Zeitpunkt im Checkout einträgst, unabhängig von Deinen Rechnungsangaben in MeinGPT. Eine spätere Korrektur Deiner Rechnungsangaben ändert eine bereits ausgestellte Karten-Rechnung nicht, und wir können sie auch nicht mehr selbst stornieren und neu ausstellen. Fehlt auf so einer Rechnung z. B. die Firmenadresse, wende Dich direkt an den Support von Stripe: Öffne die Zahlungsbestätigung (meist von einer @link.com-Adresse), ruf darüber die Rechnungsdetails auf und nutze den Link Support am unteren Seitenrand. Um das von vornherein zu vermeiden, lade Guthaben stattdessen per Rechnung auf, falls für Deinen Workspace verfügbar — dort stellen wir die Rechnung selbst aus und übernehmen dabei Deine hinterlegten Rechnungsangaben.

Guthaben aufladen per Rechnung

Wenn Dein Workspace per Rechnung (Qonto) abgerechnet wird, kannst Du Credit-Pakete zusätzlich auf Rechnung kaufen. Das Modal Credits per Rechnung kaufen ist nur sichtbar, wenn Du dafür freigeschaltet bist:

Paket	Betrag	Credits
€500	500 €	50.000
€1.000	1.000 €	100.000
€2.500	2.500 €	250.000
€5.000	5.000 €	500.000
€10.000	10.000 €	1.000.000

Ablauf:

Paket auswählen

Klick auf Kaufen beim gewünschten Betrag. Die Credits werden sofort Deinem Workspace gutgeschrieben.

Rechnung folgt per E-Mail

Du erhältst die Rechnung in den nächsten Werktagen per E-Mail an Deine hinterlegte Rechnungsadresse. Zahlungsziel: 14 Tage (Standardwert, individuelle Vereinbarungen möglich).

Bei Fragen

Einfach auf die Rechnungs-E-Mail antworten — sie geht an unsere Buchhaltung.

Hinweis

Offene Rechnungen blockieren den Kauf nicht — solange Du eine längere Liste offener Rechnungen hast, zeigen wir aber eine Warnung im Modal, damit Du den Überblick behältst. Bei dauerhaft unbezahlten Rechnungen kann der Zugang aber durch unsere Buchhaltung gesperrt werden, sprich uns bei Engpässen früh an.

Automatisches Aufladen (Auto-Topup)

Damit Dein Workspace nicht plötzlich ohne Guthaben dasteht, kannst Du das automatische Aufladen aktivieren. MeinGPT lädt Dein Guthaben dann automatisch über eine hinterlegte Karte auf, sobald es eine bestimmte Schwelle unterschreitet.

Die Einstellung findest Du unter Einstellungen → Tarif & Abrechnung → Nutzung & Credits → Automatisches Aufladen.

Konfiguration

Aktivieren

Switch Aktiv umlegen. Erst dann werden die folgenden Felder ausgewertet.

Schwelle festlegen (in Credits)

Sobald Dein Guthaben unter diesen Wert fällt, wird das Aufladen ausgelöst. Beispiel: 1.000 Credits Schwelle = Aufladen, sobald weniger als 10 € übrig sind.

Aufladebetrag wählen

Der Betrag, der pro Aufladevorgang abgebucht wird. Zwischen 5 € und 2.000 €. Schnellauswahl-Chips für 5 / 50 / 250 / 500 / 1.000 € sind direkt verfügbar.

Zahlungsmethode auswählen

Eine Deiner in Stripe hinterlegten Karten. Wenn Du noch keine Karte hast, kannst Du direkt eine hinzufügen — die Karte wird per Stripe Customer Portal verifiziert (Setup-Modus, keine sofortige Abbuchung).

Nach dem Speichern siehst Du eine Bestätigungs-Box mit der vollständigen Regel: „Bei Unterschreiten von X Credits werden Y € automatisch von Karte Z abgebucht."

Status und Verhalten

Cooldown zwischen Aufladungen — MeinGPT wartet eine Mindestzeit zwischen zwei Auto-Topups, damit fehlerhafte Zähler nicht zu Mehrfachabbuchungen führen.
Letzte Auslösung — Datum, Uhrzeit und Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen, mit Grund) der letzten Auto-Topup-Ausführung sind direkt sichtbar.
Pausiert während Trial — solange Dein Workspace im Trial ist oder kein aktives Abo hat, wird Auto-Topup nicht ausgelöst (Du siehst eine entsprechende Hinweis-Box, falls Du es trotzdem konfiguriert hast).
Karte gelöscht — wenn die hinterlegte Karte in Stripe entfernt wurde, taucht eine Warnung auf, weil der nächste Topup sonst lautlos scheitern würde.

Hybrid: Rechnung + Karte für Auto-Topup

Wird Dein Workspace per Rechnung abgerechnet (Qonto), kannst Du trotzdem eine Stripe-Karte nur für Auto-Topup hinzufügen. Deine Hauptabrechnung läuft weiter über Qonto, nur das automatische Nachladen passiert via Karte. Auf der Auto-Topup-Seite wird Dir dieser Hybrid-Modus aktiv angeboten, wenn Du in dieser Konstellation bist.

Falls Du auch das Auto-Topup auf Rechnung abwickeln möchtest, sprich uns an — wir richten dann eine Vorkasse-Lösung über unsere Buchhaltung ein.

Zahlungs- und Aufladehistorie

Unter Tarif & Abrechnung → Rechnungen & Zahlung findest Du die Zahlungs- und Aufladehistorie — eine vollständige Liste aller Credit-Käufe und Auto-Topup-Ausführungen.

Pro Zeile siehst Du:

Datum
Betrag (in € und Credits)
Quelle — Stripe, Rechnung, Sponsoring, Manuell, Start-Credits oder Sonstige. Manuelle Kartenkäufe und Auto-Topup-Ausführungen laufen beide über Stripe und erscheinen daher beide als „Stripe" — unterscheidbar nur über den Beschreibungstext, nicht über eine eigene Spalte.
Status — bei Einträgen aus einer Rechnung der Rechnungsstatus (Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig, Storniert oder Annulliert); bei allen anderen Quellen das neutrale Badge „Gebucht". Fehlgeschlagene Auto-Topup-Versuche tauchen hier nicht auf — sie erzeugen nur einen Audit-Eintrag und eine Benachrichtigung per E-Mail, aber keine Zeile in dieser Liste.
Beleg — Link zum Rechnungs-PDF (sofern verfügbar)

Einen CSV- oder XLSX-Export gibt es hier nicht direkt. Für den Export allgemeiner Nutzungsdaten gibt es einen eigenen Nutzungsexport (Details: Credits) — er deckt Verbrauchsdaten ab, nicht speziell die Zahlungs- und Aufladehistorie.

Rechnungsdaten verwalten

Damit Rechnungen korrekt ausgestellt werden können, hinterlegst Du unter Einstellungen → Rechnungsangaben die juristischen und administrativen Daten Deines Workspaces.

Die Eingaben sind in mehrere Blöcke gruppiert:

Anzeigename

Wie Dein Workspace in der Plattform und in Listen erscheint. Unabhängig vom juristischen Firmennamen, den Du im Block darunter pflegst.

Rechtliche Angaben

Juristischer Firmenname — erscheint auf jeder Rechnung und auf Verträgen
Rechtsform — GmbH, AG, UG, e.V., Stiftung etc.
Handels-/Vereinsregister — Pflicht bei eingetragenen Gesellschaften
Steuer-Identifikationsnummer
Umsatzsteuer-ID — bei innergemeinschaftlichen Geschäften
Kleinunternehmer-Regelung — Häkchen für Kunden, die keine Umsatzsteuer ausweisen (§19 UStG)
Leitweg-ID — Pflichtfeld für Rechnungen an deutsche Bundesbehörden (XRechnung-Format)

Anschrift

Sitz des Vertragspartners. Wenn Rechnungen an eine andere Adresse als den Firmensitz gehen sollen (z.B. Buchhaltung an einem anderen Standort), aktiviere das Häkchen Rechnungen an abweichende Adresse senden und trage die Rechnungsadresse separat ein.

Rechnungs-Zustellung

E-Mail-Adressen für Rechnungen — beliebig viele, alle bekommen jede Rechnung
Bestellreferenz (Purchase Order) — optional, erscheint auf jeder Rechnung als Referenz
Kontakte für Rechnungswesen, Datenschutz und IT-Sicherheit — benannte Ansprechpartner, an die wir uns bei Themen außerhalb von Produkt-Fragen wenden (z.B. AVV-Updates, Sicherheits-Audits, Mahnungen)

Vollständigkeits-Indikator

Oben auf der Seite zeigt Dir MeinGPT, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind:

Vollständig — bereit für die Rechnungsstellung
Unvollständig — eine Liste der fehlenden Felder ist sichtbar; ohne Vervollständigung können wir keine korrekten Rechnungen erstellen

Je nach Rechtsform sind zusätzliche Felder erforderlich:

Rechtsform	Zusätzlich erforderlich
Privatperson	keine zusätzlichen Felder
Freelancer / Selbstständige:r	Steuernummer (bei Sitz in Deutschland)
Unternehmen (GmbH, AG, UG, ...)	USt-IdNr. ODER Kleinunternehmer-Status
Öffentliche Einrichtung	Leitweg-ID (bei Sitz in Deutschland)
Verein / Stiftung	Steuernummer ODER Handelsregisternummer

Achtung

Kleinunternehmer-Status und USt-IdNr. schließen sich gegenseitig aus — ist Kleinunternehmer-Status aktiviert und trotzdem eine USt-IdNr. hinterlegt, gilt der Datensatz als unvollständig.

Zahlungsmethode und Rechnungsadresse bei Stripe aktualisieren

Für Workspaces, die über Stripe abgerechnet werden, könnt ihr als Admin unter Einstellungen → Tarif & Abrechnung → Rechnungen & Zahlung über die Schaltfläche Rechnung herunterladen das Stripe-Kundenportal öffnen. Alternativ klickt ihr auf Upgrade jetzt und im Dialog Abo Verwalten beim Business-Plan auf Abonnement Verwalten. Dort lassen sich eure Zahlungsmethode und Rechnungsadresse direkt bei Stripe aktualisieren. Eure Umsatzsteuer-ID lässt sich darüber allerdings nicht ändern - wendet euch dafür an den Stripe-Support.