Wie fließen Meeting-Daten?
Der Datenfluss für Uploads und den MeinGPT Notetaker – von der Aufnahme über die Transkription bis zur Zusammenfassung.
Dieser Überblick unterscheidet zwischen einem eigenen Datei-Upload und einer Aufzeichnung durch den MeinGPT Notetaker. In beiden Fällen werden Transkript und Zusammenfassung anschließend in MeinGPT verarbeitet.
Hinweis
Aufnahme und Transkription in der EU: Der gehostete Notetaker läuft über MeetingBaaS in Frankreich; die Sprache-zu-Text-Verarbeitung erfolgt über Gladia in der EU. Welches Modell eine anschließende Zusammenfassung erstellt, hängt von den für Deine Workspace freigegebenen Modellen und deren Datenregion ab.
Datenfluss im Überblick
Schritt 1: Aufnahmequelle
Du kannst eine Audio- oder Video-Datei hochladen oder den MeinGPT Notetaker zu einem unterstützten Online-Meeting einladen. Bei einem Upload wird die Datei direkt an MeinGPT übertragen. Beim Notetaker gilt zusätzlich:
- MeetingBaaS (SAS SPOKE) stellt den gehosteten Bot bereit, der dem Meeting beitritt und Audio/Video aufzeichnet.
- Dabei werden Meeting-URL, Bot-Metadaten sowie Teilnehmer- und Sprecherinformationen verarbeitet.
- Die Sprache-zu-Text-Transkription erfolgt separat über Gladia.
Für beide Wege gilt:
- 🔐 TLS-verschlüsselte Übertragung zur MeinGPT-Plattform
- 🛡️ Organisationsbezogene Speicherung in EU-Rechenzentren
- 📋 Unterstützte Formate: MP4, MP3, WAV, M4A, MOV, AVI, WebM, AAC, FLAC, OGG, Opus
Hinweis
Upload-Limits:
- Audio-Dateien: Maximal 1 GB
- Video-Dateien: Maximal 5 GB
- Maximale Dauer: 4 Stunden 15 Minuten
Video-Dateien werden automatisch in Audio konvertiert. Das extrahierte Audio darf 1 GB nicht überschreiten.
Schritt 2: Übernahme in MeinGPT
Nach einer Notetaker-Aufzeichnung meldet MeetingBaaS die Fertigstellung über einen authentifizierten Callback. Ein technischer Abruf dient als Rückfallweg. MeinGPT übernimmt die Aufnahme in den organisationsbezogenen Speicher; die Audiospur wird für die Transkription verwendet, das Video kann für die Wiedergabe bereitgestellt werden.
Schritt 3: Weiterleitung zur Transkription
Übertragung an Gladia (EU):
- 🇫🇷 Gladia - französisches Unternehmen
- 🔐 Verschlüsselte Übertragung der Audio/Video-Datei
- 🎯 KI-basierte Transkription in EU-Rechenzentren
Schritt 4: Transkription & Rückgabe
Gladia verarbeitet Deine Datei:
- 🎧 Audio-zu-Text Konvertierung mit Zeitstempel
- 👥 Automatische Sprecher-Erkennung
- 📝 Strukturiertes Transkript wird an MeinGPT zurückgesendet
- 🧭 Verarbeitung nach dem vereinbarten Gladia-Daten- und Aufbewahrungsmodell
Schritt 5: Speicherung des Meetings
In der MeinGPT-Datenbank:
- 💾 Verschlüsselte Speicherung von Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung
- 🔐 Zugriff nach den Berechtigungen Deiner Workspace und eventuellen Freigaben
- 📍 Speicherort: EU-Rechenzentren
Schritt 6: KI-Zusammenfassung
Zusammenfassung wird erstellt:
- 🤖 Ein für Deine Workspace freigegebenes KI-Modell
- 📊 Extraktion von Kernpunkten und Action Items
- 💾 Speicherung der Zusammenfassung in MeinGPT-DB
Schritt 7: Deine Kontrolle
Du hast vollständige Kontrolle:
- 👀 Einsicht in Transkript und Zusammenfassung
- 🗑️ Löschung einzelner Meetings jederzeit möglich
- 📤 Export des Protokolls als Word-Dokument (DOCX); Zusammenfassung und Transkript lassen sich kopieren
🏢 Verwendete Anbieter
| Schritt | Anbieter | Rolle | Region |
|---|---|---|---|
| Plattform und Kundenspeicher | MeinGPT | Meeting-Verwaltung, Berechtigungen, Wiedergabe, Transkript und Zusammenfassung | 🇪🇺 EU |
| Bot-Teilnahme und Aufzeichnung | MeetingBaaS (SAS SPOKE) | Gehosteter MeinGPT Notetaker für Teilnahme und Aufzeichnung | 🇫🇷 Frankreich |
| Transkription | Gladia | Sprache-zu-Text und Sprechertrennung | 🇪🇺 EU |
| KI-Zusammenfassung | Freigegebener Modellanbieter | Erstellung der gewählten Meeting-Zusammenfassung | Gemäß Modellkonfiguration und Unterauftragnehmerliste |
Die jeweils aktuelle rechtliche Anbieterübersicht steht in der Unterauftragnehmerliste.
🔐 Datenschutz & Sicherheit
Wichtige Sicherheitsmaßnahmen:
- 🔐 TLS-verschlüsselte Übertragung zwischen den beteiligten Diensten
- 🗝️ Authentifizierte MeetingBaaS-Callbacks mit einem botbezogenen Geheimnis
- 🧱 Organisationsbezogene Speicherung und Berechtigungsprüfung in MeinGPT
- 📋 Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit den eingebundenen Anbietern
Achtung
Wer den Notetaker einlädt oder den automatischen Beitritt aktiviert, muss vor der Aufzeichnung die erforderliche Rechtsgrundlage, Information und – soweit notwendig – Zustimmung aller Teilnehmer sicherstellen.
🗑️ Löschung & Deine Rechte
Deine Optionen:
- Einzelne Meetings löschen: Über die Benutzeroberfläche anstoßen
- Vertragsende: Rückgabe und Löschung richten sich nach dem vereinbarten AVV und dem dort vorgesehenen Export- und Löschprozess
Deine DSGVO-Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenportabilität gelten für Deine Meeting-Daten genauso wie für alle anderen Daten bei MeinGPT — die vollständige Übersicht findest Du in den Sicherheits-FAQ.
Hinweis
Die Aufnahme- und Transkriptionsstrecke ist für die EU dokumentiert. Für die anschließende KI-Zusammenfassung ist die Datenregion des jeweils freigegebenen Modells maßgeblich.
📞 Weitere Informationen
Datenschutz-Details:
- 🏛️ Datenschutzbeauftragter: datenschutz@heydata.eu
- 📋 Technische Schutzmaßnahmen: Datenschutz-Dokumentation
Optionale automatische Follow-up-E-Mails
Wenn ein Admin Follow-up-Mails einschaltet, erstellt MeinGPT aus dem abgeschlossenen Transkript und den gespeicherten Sprechernamen eine Zusammenfassung – mit GPT-6 Sol, betrieben in der EU über Microsoft Azure. Private Meeting-Notizen fließen nicht ein.
Empfänger sind die Eingeladenen aus dem Kalendertermin, gefiltert nach der Einstellung der Organisation und der des Meeting-Verantwortlichen. Jede Person erhält eine eigene Nachricht über den E-Mail-Dienst von MeinGPT. Die E-Mail erzeugt keinen Zugriff auf die Aufzeichnung.
Der Meeting-Verantwortliche sieht Empfänger und Zustellstatus im Meeting. Empfänger können weitere Follow-ups der versendenden Organisation über den Einstellungslink in der Mail abbestellen. Details unter Automatische Follow-up-E-Mails.